写好机关应用文，主要应该锻炼四个方面的基本功，即：分析问题的能力，调查研究的能力，有关专门业务的能力，以及文字表达的能力。
    要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件，人们往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实，能不能写好文件，首要的是zz思想水平，是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中，常常有这样的情况：两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志，参加了内容相同的讨论会，要求他们起草类似的情况报告，一个同志能很快写出质量较高的草稿，另一个费了九牛二虎之力，写出来的是很一般化的东西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和认识问题的武器，认真学习马列主义，毛泽东思想的基本原理，学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法，就能够从各种错综复杂的现象中，抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，做到观点鲜明，立场坚定；就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料，写出思想内容比较深刻的文件。同时，还要认真学习和掌握党的方针、政策，领会上级部门有关的指示精神，时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局，了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局，站得高，看得远，能够把一个部门和单位的局部工作，同整个事业的大局联系起来，“以大看小”，看得更深刻：也能以开阔的视野，敏锐的zz眼光，及时抓住问题的症结，“由小见大”，写出思想性强，内容深刻、实际的文件。
    要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况，唯一的方法是向社会作调查”，“没有调查就没有发言权”。毛泽东同志的这些有益的教诲，对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此，文件编写者在起草文件之前，对所写的对象和范畴，必须有个全面的调查了解，及时掌握实际工作中发生的新情况，提出的新问题，总结出来的新经验，并加以认真的分析研究。在这个前提下，才能抓住要害，有针对性地提出解决问题；指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志，要多留心自己周围的各种动态，紧紧抓住典型的事件和思想，进行深入的调查了解，搞清楚其产生的原因，过程、结果和影响等等，做到心中有情况，案头有记载。在上层机关工作的同志，则更需要注意搜集和积累情况，随时掌握所属单位面上的动态，注意阅读下属部门上报的文字材料，经常听取他们的口头汇报，同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究，解剖麻雀，以便掌握更具体、更生动，更深一层的实际情况。“平时多积累，用时少费心”。如果不注意认真调查研究，尽可能多地占有材料，不注意自己部门和下属单位的各种动态，不善于掌握那些最能说明问题的典型情况，等到起草文件时“临时抱佛脚”，不仅不可能有较高的工作效率，也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。
    要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件，不论内容和文字，都必须具有科学性，符合本部门的实际，符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习，向有经验的内行人请教，更要从群众实践中吸取营养，使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样，才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来，撰写出实在的、能够指导业务工作的，质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识，那么写出的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、瞎指挥，闹出笑话来。共8页，当前第1页12345678
    要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛泽东同志在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。
   讲“三性”，首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差，一语之偏，就可能造成很大的影响，引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是：有的概念含混不清。比如，要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”，使许多人误以为政策变了。又如，把某站内发生爆炸事件，写成“某站爆炸事件”，好象把整个某站都爆炸了。有的言过其实。如，本来是工厂卫生面貌发生巨大变化，却写成工厂面貌发生巨大变化，甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成，却写成“完满结束”。一项活动，某单位有许多人参加，却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”，“遇险”写成“遇难”，“免职”写成“解职”，“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦，还闹出不少笑话。
   鲜明性就是对事物要态度鲜明，是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明朗，不是模棱两可，含混不清，转弯抹角，吞吞吐吐，态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评，一份文件的草稿上这样写：“扯皮，尽管有其客观原因，主观上也不完全是为个人，程度上也有轻重之别，但它毕竟不是我们提倡的无产阶级的作风，应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是：“某些人对国家和人民的兴旺发达，根本不关心，他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办，不合乎自己口味的就顶着不办；自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干，自己无利而为国家和人民迫切需要的，竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力，当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪，其实，这并不代表什么局部利益，而是个人主义的恶性膨胀，是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照，风格迥异，前者态度暧昧，不疼不痒，有气无力；后者尖锐、泼辣，旗帜鲜明，一针见血，表现了无产阶级应有的战斗风格。
   生动性就是要有点文采，生动活泼地写出客观事物的特征，表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽，情节的奇特，词藻的华美，但绝不是不要生动。“言之无文，行而不远”。如果文件语言无味，象个瘪三，死板，老套，没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话，即使有新鲜深刻的内容，也很难引起人们的兴趣，因而会大大影响预期的效果。共8页，当前第2页12345678