所谓公文，就是公务文书。是指机关、团体、企事业单位，在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统、要求严谨的书面材料。是用以传达贯彻党和国家的方针、政策、指示，部署、安排和指导工作，请示和答复问题，通报情况，交流经验，商洽事宜的重要工具。
政策性、部署性、指导性、时效性、机密性是公文的五大特点。
第一讲 公文的种类
正确区分公文的类别，对于正确选用文种，提高公文写作质量，加快公文运转，合理组卷，提高效率，有着极其重要的意义。根据公文的性质、特点、使用及引文关系的不同，公文的分类标准也不尽相同。根据中 共中央公办厅和国务院办公厅的规定，公文分为法定党政公文和机关常用事务文书两种。
一、法定党政公文
(一)国务院办公厅于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》将行政机关的公文规定为13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(二)中 共中央办公厅于1996年5月30日发布的《中国共产党机关公文处理条例》把党内公文规定为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
二、机关事务文书
机关事务文书是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。通常包括：计划(方案)、总结、简报、章程、办法、调研报告 、讲话稿、经验材料等。
三、公文的分类
(一)按性质和特点划分：报请类公文(报告、请示);指挥类公文(命令、指示、批复、决定);知照类公文(通知、通报、通告、公告、函、会议纪要);法规类文书(章程、条例、规定、办法、细则);计划总结类文书(计划、总结、调研报告、工作研究、简报)。
(二)按行文关系划分：上行文(请示、报告等);平行文(函、通报、简报等);下行文(通知、指示、命令、批复等)。
(三)按秘密等级划分：绝密件、机密件、秘密件。另有内部件、国内件、公开件之分。
第二讲 公文的书面格式
一、眉首格式
置于公文首页横线以上的各要素统称眉首。
(一)份数序号：用小写数字编排，置于公文左上角第一行。(仅用于绝密和机密公文)。
(二)秘级和保密期限：秘级用3号黑体字，标注于公文右上角第一行，有保密期限的，密级和期限之间用“☆”相隔。
(三)发文机关标识：又称文件头、版头，由“发文机关全称 文件”组成，置于眉首中央。
(四)发文字号：由“发文机关代字 [年份] 顺序号”组成，置于发文机关标识下文中央。
二、主体格式
(一)公文标题：应以最准确而简要的语言高度概括公文的主要内容，并标明文种。通常有：“发文机关 事由 文种”、“关于 事由 文种”、“事由 文种”。公文标题置于横线下方中央。
(二)主送机关：指公文的主要受理机关。如：“省工商局”、“各市(县)工商局”、“各科(室)、直属分局”等。
(三)正文：阐述公文内容，表达行文意图，使受文者准确领会受理事项及要求。
(四)结束语：结束语应根据文种而定，如“此报”、“此通知”、“此请示、当否，请批示”等。
(五)、附件：是指用以说明公文正件而附加的其他公文或材料。
(六)、落款及用印：落款包括发文机关全称和成文时间。其中，单一发文机关的，不署机关名称，只落成文时间，印章加盖于时间之上即可。用印要求是上不压正文，下不压版记，左右骑年盖月。
三、版记格式
(一)主题词：用最概括、精练、简明的若干词或词组有序排列组成，以便公文主题检索。如：“行风整治、通知”、“集贸市场、整治、报告”等。主题词置于公文尾页横线之上。
(二)抄送机关：除主送机关外需要协助执行或知晓的其他机关。用“报、送、发”在尾页横线以下标明。如：“报：州工商局、县委、县政府;送：经贸局、本局领导;发：个协、消委”等。抄送机关应分列横排，下加横线。
(三)印发机关及时间：印发机关是具体拟制、印发本公文的部门，如：“州工商局办公室”。印发时间是具体印发本公文的准确日期，如：“××××年××月××日”。印发机关和印发时间在横线下平行左、右排列。
第三讲 公文写作的基本原理
一、公文的主题
主题是公文的主要思想和中心内容。在某些公文中表现为作者的主要思想和基本观点;在有些公文中又表现为主要事件或主要问题所蕴含的客观意义。公文的主题是整篇公文的核心、灵魂和统帅，它具有决定材料的取舍，支配公文的谋篇布局，制约表达手法的运用，影响公文遣词造句，彰显公文价值等诸多方面的地位和作用。公文主题的基本要求是：正确深刻、集中单一、鲜明确切。
在提炼公文的主题时，不能将主题等同于课题、论题、标题。课题是学术论文或调研报告所研究和讨论的主要问题;论题是议论性文体所要论证的问题，是文章内容的性质和基本范围和概括反映;标题则是公文的名称、旗帜。标题的形式通常又分为主标题、副标题和小标题。
二、公文的材料
材料是作者为某一写作目的而从公务活动领域调查、搜集，并写入公文中用以表现主题的一系列客观事实和理性观念。其中，客观事实包括时间、空间、人物、事件、原因、结果、数据等;理性观念包括理论观点、科学原理、定义概念、看法结论及格言警句等。
(一)材料与主题的关系
材料是提炼和形成公文主题的基础，尤如屋之砖瓦，木之根系;材料又是表现、深化主题的手段。主题必须通过材料来表现、支撑，否则将会是无根之木，无源之水;材料的取舍受主题的制约。在材料的使用上，必须根据主题的需要而定，凡是能够有力地表现主题或支持观点的材料，就必须予以高度重视，广泛采用。凡是与表现主题无关或关系不大的，应坚决舍弃，切忌牵强附会，画蛇添足。
(二)选材要求
一是要可靠真实。公文中使用的材料，是制订政策、表达思想、说明意见的依据。为此，选材中要认真甄别材料的真伪和可靠程度，确保绝对真实，不得虚构失真。
二是要典型集中。要选取最具代表性和普遍性，最能揭示主题思想、最有说服力的材料，集中表现公文所主张的观点和意见。
三是要新鲜有力。一般而论，公文所选用的材料应以新情况、新事物、新矛盾、新变化、新措施为优。但也要因文而异，新闻要求绝对的新，公文要求相对的新，而一般应用文则对新的要求不太严格。
(三)材料的搜集
公文材料的搜集渠道通常包括专题调查、间接搜集和日常积累。专题调查是根据主题的要求，由作者直接就某一方面的情况和问题有目的地进行调研，调研务必深入扎实、周密、细致、系统、全面，还要尊重客观事实。要善于透过现象看本质，辩证地加以分析和认识，从而得出正确结论。间接搜集是通过报刊、文件、材料等广泛获取与主题相关的信息，并加以科学整理和运用。日常积累是指作者在工作实践、公文撰写、日常学习中长期积累的信息、经验，这是材料搜集最基本的途径。
(四)材料的加工
在材料搜集过程中获取的信息只是一般素材，要把素材作为公文的材料使用，就必须进行加工、整理。通常要对其进行归类、筛选、排列、组合，使之能充分发挥烘托主题的作用。
三、公文的结构
结构是指公文的谋篇布局和组织安排。其目的是根据主题的需要，把材料有步骤、分主次地组织起来，形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。结构的搭建必须遵循客观事物的规律性、材料组织的严密性、问题剖析的透彻性和事理叙述的逻辑性。否则，公文将会成为杂乱无序、无法通晓的材料堆积物。
公文结构的基本要求是：格式规范、单纯平直、条款分明、布局严密。内容安排通常包括开头、主体、结尾三大部分。
(一)开头
开头是公文的开端部分，它是展开公文主体内容的起点，对读者理解全文起引导作用。其写法因文而异、灵活多样。主要有概述式、引述式、原由式、结论式四种。不论何种形式的开头，其写作要求都是一致的，就是要开门见山、紧扣事由、表明目的、点明主旨、阐明要义。
(二)主体
正文的主体部分，是公文的主要内容，是公文的核心。其特点是文字较长，不同文种在具体写法上有着不同的相对规范的格式。有的分段，有的不分段，多数采用条款式结构，要求条分缕析，条理清楚。
公文主体结构层次的安排主要有并列式、递进式、因果式三种形式。其中，并列式的特点是对主题思想所包含的几个主要问题进行整理归类，分别叙述、说明或论述;递进式的特点是依据事理的逻辑顺序，层层推进，环环相扣，每一层次都以上一层意思为叙述、说明、论证的基础，各层之间形成步步深入，层层递进的关系;因果式结构是依照事物自身的因果关系，或从因到果，或由果溯因安排层次。上述三种结构形式中不论何种，其一般要求都是观点鲜明、叙事简洁、层次清楚、条理分明、单纯平直、朴实明快、说理有力。
(三)结尾
结尾是公文的终结和收束部分，是对公文内容所阐述的结果进行综合性艺术处理。它对完成主题，结束全篇，帮助读者明确主旨，加深认识，增强说服力，以确定行为方向有着重要的作用。写作中既要力求独创、新颖、别致，又要遵循相对固定的格式和共同规律。其写作方式通常有总结式、说明式、强调式、请批式、自然式等。不论何种方式，总体写作要求是首尾呼应、自然有力、惯用格式、简明易懂。
在具体的公文写作实践中，公文结构的类型并非千篇一律，一层不变。除了如前所述的“三层式”(导语 主体 结尾)外，有的则根据公文的性质和内容采取“单层式”(只有正文或主体)或者“双层式”(导语 主体)，只要能简洁、有力地阐明公文的主题，完全不必受“三层式”所限，可因文而异，各取所需。
四、公文的表达方式
公文的表达是把公文的观点、材料、结构等用特定的方式表达出来的技巧性过程。公文的表达方式主要有叙述、议论和说明。
(一)叙述
叙述是一种叙说和交待人物经历和事物发展过程的表达方式。通常包括“叙事”和“写人”两个方面，但公文以“叙事”居多。这种表达方式多用于请示、报告、简报、通报等文种。其作用主要是反映情况，交流思想，说明主题。叙述中多为第一人称，但撰写先进事迹材料等应用文，则常用第三人称。叙述的方法包括顺叙、倒叙、插叙、分叙等。其基本要求是概叙为主，贯直勿曲。
(二)议论
议论，就是议事论理。是作者对所述情况或事件进行的分析阐述，或剖析评论，或表明自己的观点、意见、主张、态度。公文中的议论有别于论文中的议论，公文主要是议事，论文则以说理为主。议论作为公文的表达方式，其要求则与一般的论文一样，要有论点、论据和论证三要素，论证的方法也通常为“立论”和“驳论”，常见的有例证法、引证法、分析法和对比法等。公文议论的撰写要求是据事论理、简明有力。
(三)说明
说明，是用简明扼要的文字，解说事件的情况、性质、特征和因果关系的一种表达方式。说明的对象既可以是具体的事实、事物，也可以是抽象的概念、事理。在公文撰写中，说明表达方式占有很大的比重，起着十分重要的作用。从说明的方法上而言，通常有定义说明、诠释说明、举例说明、数字说明、图表说明、分类说明和比较说明等，其写作要求是客观详实、扼要有序。
五、公文的语言
语言是思想的直接表现，是使公文的内容得以完美表达的文字符号。公文中的语言相较于文学作品中的语言有着独有的特性，它是一种典型的应用型语言，强调通俗易懂，朴实无华。在公文写作中遣词造句要力戒文过饰非、华而不实，应用技巧上要做到语体因文而异，多用专业术语;句法简洁明了，多采介宾短语。就写作实践而言，还可以适当地用一些模糊语言。公文语言的总体要求是：准确、简明、平实、得体。
第四讲 常用公文和应用文的写作
一、报告
报告，是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复查询 的一种最常用的公文体式，属陈述性公文。从行文关系上而论，报告属于上行文。汇报性、陈述性是其突出特点。
报告的种类较多，按内容可分为情况报告、答复报告和报送报告;按其作用可分为上复性报告和知照性报告;按呈报要求可分为呈报性报告和呈转性报告;按其性质可分为综合性报告和专题性报告。
报告的写作要求是：及时、客观、简略;不夹带任何请示事项。报告拟写的基本格式分为三部分：报告依据、报告事项和结尾。但不同种类的报告又各有其特有的格式和写法。例如：工作情况报告，通常分为开头(导语)、主体两大部分即可。开头要写明工作起因，并简要总述基本情况，主体则要把整项工作归纳为若干条目，再在条目下分别演绎叙述。
范文：
关于信息化建设情况的报告
省工商局：
根据省局信息中心于4月15日下达的《关于上报信息化建设情况的通知》要求，我局非常重视，及时指派专人负责，认真落实调查统计上报工作，并就我州工商系统信息化建设所取得的成绩进行了全面总结，对存在的问题进行了深刻剖析，对今后的信息化建设作了具体规划。现将相关的情况报告如下：
一、取得的成绩
我局的信息化建设始于2002年，在省局党组的关心重视下和上级业务部门的精心指导下，通过近三年的艰苦努力，已初具规模。目前，全州工商共配置计算机59台(套)，网络服务器2台，专(兼)职的技术人员和信息管理员5人。在网络建设和软件应用方面也取得了可喜的成绩，主要包括五个方面：
一是成功建成了“二级局域网”。我局分别构建了物理隔离的内网和外网，搭建了省、州、市(县)三级机关之间上传、下达联结的通道，并能确保畅通无阻。以中心机房为核心，联结全部办公室，并能满足各种办公业务需要的智能局域网已经形成，并处于正常运行之中。
二是“企业个体登记管理”软件的应用富有成效。州、市(县)两机机关的企业个体数据档案的录入工作早已完成，并不断得到充实;全州的经济户口信息资源数据库已经建立，能适时实现数据整合，达到了省局信息中心下达的每年必须上报两次汇总数据库的要求。
三是业务管理软件得以正常运用。工商行政管理统计报表软件、票据管理软件和财务管理的软件的应用效率明显，运行正常。
四是相关的管理系统平台搭建完成。经过充分准备，精心设置和反复测试，目前，我局已经成功搭建了“工商内部事务信息管理系统”和“工商数字一体化软件OA系统”平台。
五是开展了人员培训。自信息化建设启动至今，我局除了先后派出12人次参加省局的信息技术外，还自行组织了4期次的相关业务培训，受训人员共59人次，除专职或兼职的信息管理员外，财务、注册登记和人教部门的业务骨干都参与了培训，为信息管理和业务软件的应用操作准备了必要的技术人才。
二、存在的问题
我州工商系统的信息化建设虽然取得了一定的成绩，但由于底子薄、起步晚，硬件设施和专业技术实力相对滞后，因而远不能满足完全实现信息化、自动化办公的需要。主要存在以下三个方面的问题
一是专业技术人才紧缺。目前，真正具有专业技术的人员仅有2名，分别在州局机关和勐腊工商局专司计算机信息管理工作……
二是资金不足。由于信息化建设经费不能保障，我局至今尚未组建市(县)“三级局域网”，有少数的机关股(室)和大多数的基层工商所至今没有配备计算机……
三是信息化意识淡漠。整个队伍对信息化建设的深远意义、重要地位和效能作用认识不足……
三、今后的努力方向
针对当前存在的困难和问题，我局拟计划从以下五个方面抓好信息化建设：
一是要提高认识，更新观念。要进一步加大队伍内部的宣传教育力度……
二是抓好计算机技术培训。通过办班培训和在岗学习培训相结合，使每一名干部都能用文字处理软件打印、编排文件;用电子表格软件制作含四则运算的电子表格文档;用电子邮件软件收发文件……
三是积极筹措资金完成市(县)局“三级局域网”建设。通过向上级申报立项拨款、州局适当补助和建设单位部分自筹“三条腿走路”的办法，争取在年内完成三市(县)局“三级局域网”的组建……
四是狠抓推广应用。我局计划在“三级局域网”建成后，以景洪市工商局为试点，以个体注册登记为业务选项……
五是充分发挥网络效应。我局将构建“西双版纳州工商局红盾网站”，在宣传工商法律法规、展示工商文明服务形象方面发挥信息网络应有的作用……
此报告
西双版纳州工商行政管理局
二OO五年五月二十日
二、请示
请示，是指下级遇有政策不明，或本级职权范围内无权解决的事项，或者自己无法解决的困难时向上级机关请求指示、 批准的公文体式。请示属于上行文，其特点是陈述性、请批性。
请示的种类包括建议性请示、审批性请示、答复性请示。请示通常要写明请示的理由、请示的事项、请示的要求。并注意一事一文，不能多头主送，一般不能越级。
请示和报告是两种公文体式，有着严格的区别：一是行文目的不同;二是行文时机有别;三是行文体式各异。
