一、相关人员职责：
1、行政人事部经理负责安排办公设备的采购、督查办公设备的使用管理。
2、行政人事部行政内勤
负责新购置办公设备的验收入库及登记《办公设备入库登记簿》；
负责办理办公设备领用登记手续及建立保管人登记卡；
负责办理有关办公设备短期借用的登记手续；
负责安排办公设备的维修、保养。
3、办公设备领用人（或借用人）负责所领用（借用）办公设备的保管、保证其正常运行并定期检查维护。
4、部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续办理以及督促借用人归还所借用的办公设备。
二、管理规定
（一）申购程序
1、申请
各部门根据实际需要填写《采购申请单》，报营业副总经理或部门负责人批准后交至行政人事部，经行政人事经理签批，由行政外勤或指定的专业技术人员负责采购。
2、办公设备的入库、领用及登记管理
行政外勤将所采购设备交行政人事部行政内勤验收入库，并填写《入库清单》，后勤管理员根据清单进行清点后，双方在清单上签字。
双方交接完成后，由行政人事部行政内勤填写《办公设备入库登记薄》。
设备入库后，行政内勤应电话通知领用部门负责人派人前来领取办公设备；由领用人填写《设备领用清单》，行政内勤按清单把办公设备及附件发给领用人，双方在《设备领用清单》上签字，其中设备说明书及保修卡由电脑部及使用人（留复印件）负责保管。
领用部门负责人应对本部门的新增办公设备指定具体保管人，要求保管人填写《设备保管人登记卡》并签字。该卡一式两联，由行政内勤和设备保管人各持一联。
当保管人因工作变动或其它原因，需将所保管办公设备移交时，由部门负责人重新指定接管人，并负责监督双方办理交接手续。保管人和接管人清点、移交办公设备的数量和使用情况。清点、移交完毕后，详细填写《设备移交清单》，部门负责人、原保管人和接管人三方在清单上签字。同时原保管人和接管人应到行政人事部行政内勤处办理《设备保管人登记卡》信息变更手续。
公司员工辞职或被辞退时，行政内勤须确认其保管卡上所登记设备已办理移交手续，方可在《员工离职手续单》办公用品及设备栏内签字，行政人事部经理需在行政内勤签字后，方可在行政人事部意见栏内签字。
三、各种设备的维修与保养：
（一）复印机
1、由行政内勤或部门秘书保管。
2、复印机的检查与维修保养：
保管人员需保持所管理办公设备外观清洁，摆放整齐。复印机应避免日光直射；空气湿度较大时，开启复印机后应同时打开干燥开关。
保管人员每日需对复印机的运行情况进行不少于一次的检查。发现问题及时排除。无法排除时应及时通知专业维修公司进行维修。
保管人员每月需根据复印机说明书，对复印机进行一次内部清理。
文印员需严格按照设备使用说明书使用复印机、油印机，如因使用不当造成设备损坏，需根据损坏程度情况，承担一定的赔偿责任。
当设备发生无法排除的故障时，应及时与专业维修公司联系。如属需支付维修费或更换零件的项目，需由保管人填写《设备维修审批单》，由行政人事部经理审核、董事总经理审批，批准后方可进行维修。共3页，当前第1页123
（二）、电脑、打印机
1、保管人：专人用电脑专人保管。如同一台电脑、打印机有两个或两个以上使用人，由部门负责人指定人保管。
2、电脑、打印机的使用控制
专人电脑专人使用。其它人员如因特殊情况需使用该电脑的，必须先征得区域总监或部门经理同意后方可使用。为防止文件内容外传，对重要文件或密级文件需设置密码锁定，由电脑部系统工程师定期检查。
财务部电脑、打印机仅限于财务部人员及系统工程师使用，其它人员一律不得动用。
各部门电脑、打印机应尽量专人专用。如因工作需要，确需多人使用同一电脑时，需指定专人负责保管及维护、保养。各部门打印机需指定专人负责保管及维护、保养。
3、检查与维修保养
保管人需保持电脑、打印机外观清洁，摆放整齐。电脑、打印机应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。
电脑或打印机发生故障时，使用人需及时与电脑工程师联系。为防止文件丢失，在故障原因不明时，不得随意开关电脑。
电脑保管人每两月需查杀一次计算机病毒。平时，如发现电脑有使用异常的状况也应及时查杀病毒。
若属电脑硬件损坏，经系统工程师查明，需支付维修费用或更换硬件时，应由系统工程师填写《设备维修审批单》，交电脑部经理审核（500元以下）可进行，500元（含）以上费用须董事总经理审批后，方可进行。
如属使用不当造成电脑或打印机损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。
（三）传真机
1、保管人：由行政内勤或部门秘书负责保管。
2、传真机的保管与使用
员工发传真稿，应在《发出传真登记本》上登记；并在稿件发出后及时通知发稿人。
行政内勤或部门秘书收到传真件时，应及时通知有关人员领取传真。领取人需在《接收传真登记本》上登记。
员工使用公司传真机收发私人资料需按外单位人员同标准收费。
3、检查与维修保养：
行政内勤或部门秘书需保持传真机外观清洁，摆放整齐。不得频繁开关电源。
行政内勤或部门秘书需经常检查传真机的使用情况，及时加入纸张，发现问题及时排除。
如遇无法排除的故障时，需通知专业维修公司进行维修。
当需支付维修费或更换零件时，需填写《设备维修审批单》报公司经理审批。
如使用不当造成传真机损坏，保管人需承担一定的赔偿责任。
（四）照相机、录像机、摄影机、音响器材的管理
1、保管人
照相机、录像机、摄影机、音响器材平时由行政内勤负责保管。在其它部门人员借用上述设备期间，由设备借用人负保管责任。
2、使用控制
有关部门在借用上述设备时，需填写《设备借用申请单》由营业副总经理或分行（部门）营业经理签字后报行政人事部经理审批，经审批同意后交行政内勤备案。
借用部门使用完毕后，将设备交回行政内勤。
3、检查与维修保养
上述设备保管人员需保持设备的外观清洁。
设备应存放在避光、通风处。如长期不用，需由保管人每月开启1小时，以防爱潮损坏。
如设备发生损坏，需由设备保管人提交书面说明，部门负责人签字后，交行政内勤。行政内勤填写《设备维修审批单》，附以上书面说明交行政人事部经理审核，董事总经理审批。批准后由行政内勤联系专业维修公司检查维修。如属责任事故，设备保管人及使用人需承担一定的赔偿责任。共3页，当前第2页123
