总结会会务操作要点

发布时间:2024-08-11 14:34:41


   1.确定会议的规模
   1)效率
    会议的规模直接制约会议的效率。也就是说,会议人数越少,会议所花的时间就越少,会议效率就越高;反之,会议人数越多,意见越不容易集中,会议时间也越长,效率就越低。所以必须注意一点,人数越多就可能出现懒于思维者。因此,除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外,要尽可能地控制与会人数。
   2)成本
    会议规模与会议成本两者构成正比关系,规模越大,动用的人力、物力、财力就越多,会议成本也就越高。在确定会议规模时,先要考虑清楚预计的会议成本,做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外,还要预算一下隐性成本。
   3)效果
    会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强,必须严格控制与会人数和会务人员,以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势,扩大影响,需要达到一定的规
    模才能产生效果。需要加强注意的是,盲目追求规模定会产生不良影响和效果。
   4)场地
    一般来说,规模决定场地,但由于场地的限制,规模必然受到相应的限制。因此,决定会议规模之前应当先考察场地条件。
   2.确定会议的时间
   1)需要把握的原则
    会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题,具体包含3方面含义。
    时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题,那么解决这些问题的时机成熟与否,则是会议的组织者在确定会议时间时,不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备,时机完全成熟时,适时召开会议,才能水到渠成,瓜熟蒂落。时机未到,条件不具备,宁可推迟会议,否则,会议的效果就得不到保证,甚至还会适得其反。
    及时召开。当问题迫切需要解决,条件也已具备,时机已经成熟时,会议应及时召开。拖而不议,则会错失良机,贻误工作
    会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义,能烘托会议的主题。例如,纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题;庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如,总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行;工作性例会,如党委、厂长经理办公会等,一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律,注意劳逸结合。
   2)需要注意的问题
    会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。
    会议的各项组织和准备工作是否能够完成。
    学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。
    会议的具体日期一定要考虑周到,是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的,应当严格按规定的会期召开,非特殊情况不得提前或推迟。


   3.确定会议的长度和注意的问题
    会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般应考虑这样几个问题。
    会议的各项议程是否能够完成。
    会议的发言是否充分,与会者能否充分表达意见。
    会议中是否会有临时动议提出,如果提出动议,大致需要花多少时间进行讨论和表决。
    是否需要留出一定的机动时间,以应不测。
    会议时间的长短除与会议的实际需要有关外,还与会议的成本和效率密切相关,一般情况下,会议的时间越简短,成本越低,效率越高。因此,在满足需要原则的前提下,适当、合理地压缩会议的时间,是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。
   4.确定会议地点的考虑因素
    自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点,但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说,不仅是旅程最短的,而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素,同时,最好能够安排在远离办公室的地方,以摆脱日常事务,达到集中注意力于会议的目的。
    选择会议地点应当考虑如下因素。
   1)与会者与会场的距离
    会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议,因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他国家参加会议。通过变换会议地点,他们每年都能吸收一些新的与会者,同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。
    也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议,这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。
   2)与会者下榻酒店与会场间的距离
    如果选定的会议地点既有会议场所,又有客房,会议承办者就不必考虑这个问题了,但是如果会议在某个会议中心举行,这个问题就十分重要。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要,这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间?根据与会者的具体情况和天气条件,考虑这段路程远近是否适合?是否有高效的公共交通工具?还是必须由会议提供往返交通?
   3)与会议前后旅行的关系
    会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内,因此,很容易在选择会议地点的时候被忽略,重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素,会议地点就应该临近主要火车站、机场,会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地到会议地点,那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出,通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达,而不用转机的城市。有时候,中途转机是不可避免的,在这种情况下,旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。
   4)是否曾在此举办过会议
    这里所涉及的是会议承办者,如果你是外部承办者,可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样你会对该会议地点十分熟悉,甚至认识其中的一些工作人员。不过,不要对这种优势寄予过高的希望,因为在许多会议地点,工作人员的流动是很频繁的。不论内部承办者还是外部承办者,都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过,那么过去的经历如何?主办者对其是否满意?与会者是否就该会议地点有过任何反馈?该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化?

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