选择会议场所的基本步骤

发布时间:2024-07-17 06:54:39


    会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:
   1.确定会议目的。
   2.确定会议形态。
   3.决定实质上的需求。
   4.考虑与会者的期望。
   5.选择何种会议地点与设备。
   6.评估选择的正确性。
    针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下。
    确定会议目的
    大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。
    选择会议场地的工作清单(checklist)
    先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。
    地区
   1.费用(成本)与便利性。
   2.是否邻近机场。
   3.轿车或出租车是否足够。
   4.充足的停车空间。
   5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。
    环境
   1.当地有何观光点。
   2.购物。
   3.休闲活动。
   4.天候状况。
   5.环境是否良好。
   6.餐厅。
   7.当地治安是否良好。
   8.社区经济状况。
   9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
   10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
   11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
    设备
   1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
   2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。
   3.报到处是否容易找到:
    是否有足够房间供工作人员使用。
    是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
    接待处的人力是否足够。
   4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。
   5.询问处是否全天候有人值班。
   6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。
   7.对客人的服务:
    药局。
    礼品店。
    柜台服务。
    保险箱。
   8.舒适、整洁的饭店住房:
    家具是否完好。
    现代化冲浴设备。
    充足光线。
    足够的衣橱空间与衣架。「1」 「2」 「3」
    烟雾警示器。
    火灾逃生资料是否清楚。
    冰箱和小酒吧。
    走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。
    是否在每层楼有冰块和饮料。
    (10)电梯服务。
    (11)标准房与豪华房的大小。
    (12)是否有特别楼层提供特殊服务。
    (13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
    (14)订房的程序和方法。
    (15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。
    (16)每一种类别的房间数。
    (17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。
    (18)会议房价与一般房价如何。
    (19)何时能提供确定的会议房价。
    (20)是否需要保证数量与订金。
    (21)进房与退房的时间。
    (22)什么时间取消已预订的房间。
    (23)付款方式。
    (24)接受哪几种信用卡。
    (25)万一取消订房,退款方式为何。
    会场空间(meeringspace)
   1.会议室尺寸(面积)。
   2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。
   3.会议室隔音设备是否良好。
   4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。
   5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。
   6.固定设备如黑板、银幕和家具。
   7.障碍物如圆柱。
   8.视听设备:
    视听效果,是否后座的人可以看到银幕。
    会议室天花板高度。
    是否有装饰灯架。
    装饰的镜子是否会反光。
    是否有窗帘遮住窗户光线。
    电源控制位置。
   9.火灾逃生口。
   10.公共区域是否整洁。
   11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。
   12.房间和公用电话是否很方便。
   13.洗手间数量、位置,是否干净。
   14.衣帽问数量、位置。
   15.其他服务:
    足够空间放置家具和器材。
    良好光线。
    很容易让与会者找到。
    足够的电源插座。
    安全性。
   16;设备:
    桌子:
    ①1.83米宽x2.44米长。
    ②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。
    椅子:舒适并适合较长会议使用。
    舞台:
    ①不同高度的舞台。
    ②有地毯和铺裙边的舞台。      
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