公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段，它的作用要得以实现，必然涉及到交际的双方即言者（写作主体）和受者（写作受体）。公文的写作，目的是给对方（即接受对象）看的，写作效益的体现，关键还在于接受对象（即受文对象）对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。正因为如此，写作公文一定要充分考虑读者，注意研究读者（即受文对象、接受对象）的接受心理，以增强文章的针对性、可读性、可受性，增强文章的执行承办效益。而公文写作中的这一重要的也是基本的课题，却长期未引起大家的重视，这不能说不是极大的疏忽和遗憾。
公文的读者不同于文艺作品、新闻文章读者有随意性，它的读者有明确的限定性，往往有特定的受文对象，不是谁都可以看，或者谁都必须看的。这种读者的限定性，使公文写作者事先就能明白文章是写给什么人看的，就有可能考虑到怎么写才能更符合受文对象的“口胃”和接受心理，更注重文章的实用性。可见，读者的限定性这一特点，为公文写作也提供了一定的方便。
在强调读者有限定性特点的同时，还要注意到读者的变化性。公文受文对象的接受心理，也要受内因外因的驱使而发生变化。一方面，社会zz变革、经济发展这些外因，会使受文对象的接受心理随着时代的变化发展而发生变化，这是“境（心境）随时迁”。假如有人现在写文章还用“文革”手法和语言，那只会授人以笑柄。另一方面，年龄差异、文化层次的区别等等内因，也会使受文对象的接受心理随不同语言环景而有所不同，这则是“因人而异”。例如写给群众看的通告要通俗易懂，而写给教师的慰问信宜典雅古朴，不能失体失格。
从当今我国经济和社会发展的时代特征出发，从各级各类各方面接受对象的实际状况考虑，公文写作时，要着重考虑受文对象以下各种接受心理。
（－）求实心理
实事求是，一切从实际出发，是辩证唯物主义的根本要求，是党的思想路线和优良传统，也是接受对象（无论领导还是群众）的衷心愿望和迫切要求。事实胜于雄辩，公文的事实、理论越真实，就越可信，就越能说服，教育、鼓动或指挥受文对象去照“（文）章”办事。公文受文对象的这种求实心理，是社会主义祖国人民群众主人翁地位所决定的。随着人民群众民主意识、参政议政意识的增强，他们迫切地要了解各级领导、各个方面的真实意图、真实情况，以认清形势，行使自己的职责和权利。
此外，这也是历史的经验教训所激发出的一种心理。“大跃进”、“文革”的历史教训，现实生活中少数公文的浮夸虚假之风，这些不实事求是的文风、作风，已使有的领导和少数公文失信于民。长期的积淀，使人们形成了一种“一朝被蛇咬，十年怕井绳”的泛化心理。要消除这种不良影响，也要求公文说真话，写实情，求实效，不搞浮夸虚假，不搞花架子，不做表面文章，真正取信于民。
在公文写作中务求实际，除按前面讲到的要求内容的绝对真实、本质真实之外，还要注意把握“平衡”的手法。即在突出讲某一个主要因素时，还要顾及到其它因素，特别是相反的因素；在强调某一方面的主要意见时，还要注意到其它意见，特别是不同的意见。要寓倾向性于平衡性之中。不注意这一点，过分强调一个因素、一种意见、一方面观点，极有可能出现片面性和绝对化，不能全面、准确地反映出当今复杂的公务活动、社会事物等“系统工程”的客观全貌，甚至可能给更大的“系统工程”输去误导信息。例如有的单位写文章讲先进、成绩时，总是笔下生花，说过头活，报假数字，不讲实际，不留余地，以致上报的报告或者总结，竟不敢同本单位群众见面，怕露了马脚。这种误国误民的文风，必须坚决制止。而我们党中央领导同志和不少各级领导同志的报告、讲话和文章中，在充分肯定改革开放的巨大成绩的同时，也常常非常深刻、尖锐地说明困难和问题的严重性。这种实事求是之风自然会得到广大干部、群众的充分理解和信任。
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（二）求新心理
江盈科曾在《蔽箧集序》中说道：“新者见嗜，旧者见厌，物之恒理，……新则人争嗜之，旧则人争厌之。”喜新厌旧，人之常情。观点、内容陈旧的文章，是不能激起读者的阅读兴趣的，公文写作也同样如此。那种一个典型材料反复用、变换角度经常用，改换包装“新瓶子装旧酒”的写法，那种“从别人的文章中找点子，从下面的材料中找例子，东拼西凑成稿子”的做法，那种“下面写文章抄上级的，上级抄中央的”，层层照抄照转的办文方式，显然都背离了工作实际，也不能满足受文对象的求新心理，那种公文只会成废纸一堆。
事实上，我国改革开放的形势和发展变化是日新月异的，许多新情况有待去研究，许多新问题有待去发现，许多新矛盾有待去解决，许多新事物有待去认识，许多新人物有待去表彰，许多新经验有待去总结，许多新气象有待去宣传，许多新理论有待去探讨。公文要力求出新，尽可能给受文对象提供他们欲知而未知的这些新信息。现实生活中、公务活动中，领导和群众所关注的热点、焦点问题，正是公文所要反映、介绍的热点信息、新信息。公文写作要力求想领导和群众所想，急领导和群众所急，写领导和群众所需，不说套话、空话，自然就会受到大家的欢迎。
不但内容要新，为适应信息社会、高科技时代人们观念和能力的变化，公文的写作形式、语言、角度、技巧，都要既遵循规范，又不断创新，才可能适应社会的发展变化。同是一年一度的国务院总理作的政府工作报告，其内容、观点、写法、语言却年年有新意，都给人大代表和全国人民以耳目一新之感，成为推动社会主义事业前进的纲领性文件。而有些单位的年终总结，年复一年，框架、观点依旧，只是数据、时间不同，给人以“似曾相识”、“千部一腔”的陈旧感，这种文章的效果自然可想而知了。
（三）求尊心理
随着社会的发展，人的主体意识的增强，处于社会关系中各种地位的人，都越来越需要别人和社会的尊重。需要尊重，这是人们高层次的心理需要。需要争取受文对象理解、认同、支持、办理的公文，首先必须对受文对象给予必要的尊重，满足其求尊心理，才能取得受文对象的支持与合作。
从另一个角度讲，作为公共关系和协调的重要工具、手段、渠道之一的公文，也只有对有关的社会组织或者公众以必要的尊重，才能树立起本组织的良好形象，实现其公关和协调的目的。
明白了这一点，就不难懂得为什么“绿的大地，美的心灵——请勿入内”、“翠竹千竿，请勿刻划”、“杜鹃居山久，春萌夏盛开，劝君莫采折，美从自然来”等标语，比“不准进入草坪”、“不准刻划”、“不准攀折”之类标语为好；为什么国防部发言人在接受国外、境外记者善意或恶意的提问后的结束讲话中，会极有分寸地说道“感谢大家对中国国防的感兴趣”，而使人无可挑剔了。
对受文对象的尊重，要得体适度。尊重上级而不要有阿谀奉迎之词；尊重下级和群众，而又要不失身分；尊重兄弟单位而又不要有恃强凌弱之感；尊重外宾或境外组织机构，而又不失国格人格。就是与对手和敌人的公文往来，既要坚持原则，针锋相对，又适当运用文明礼貌的策略，行文做到有理、有节、有利。
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