秘书
活动的基本特征问题,一直是学术界关注的一个焦点之一,但秘书学家们几乎无一例外地陷入了一个怪圈,那就是单方面夸大秘书的服从与辅助特征而忽视其个性特征。究其原因,主要有两方面的缺陷:一是分析方法不科学。大多数研究者一方面只顾将秘书活动同
领导活动进行比较分析,难免将某个特点无限扩大升华出以偏概全的结论;另一方面又多从传统的认识入手,而没有对秘书活动本身进行历史地分析和开掘,单纯的以古证今从而使得秘书活动特征理论僵而不化。二是分析角度不够科学。研究者大多站在领导的角度分析秘书活动特征,过分强调领导的地位,忽略了秘书的地位。这两方面的原因使得我们的秘书特征理论显得苍白而陈旧。
我们认为,对秘书活动特征的探索,可从以下几个方面入手:
首先要用历史的眼光分析问题,因为历史毕竟是历史,现实毕竟是现实,秦始皇统一天下时,王贲、白起、李斯等助手的功劳不能抹杀;刘备争得一方天下时,诸葛亮的卓越功勋不能忽略。自然,说他们的基本特征是综合辅助性就不足为怪了。然而当今天下再也不是振臂一呼群星蜂起时代了,领导者们也早已不是揭竿而起的虎适之雄,可以说当今秘书是领导最得力的合作者――为了集团的利益,为了发展中的中国。秘书们再也不仅仅是“文抄公”、“三办公务员”,他们早已向复合型、协作型人员转化,可以说他们是既“谋”又“参”,由为他人做嫁衣的后台走向前台。
其次,要探讨秘书活动的基本特征,必须立足于秘书活动本身,必须把秘书活动当作一个独立的研究对象去分析。而不能总是把秘书活动当成一个附庸物。许多学者也都有如此看法。纵观秘书活动的产生、演变、发展的历史,我们会发现,其实秘书活动的基本特征非常鲜明,而且具有明显的时代特征,我们将其概括为三大特征,即:创造性、协作性、专业性。
创造性高于服务性
“一个没有创造力的民族是没有希望的民族”,因此,当今社会特别注重提倡创造性人才的培养,作为许多社会变革的直接参与者的秘书自然也不例外。
正如许多专家所言,中国进入wto后,对秘书的要求更高了。只有高智能的秘书才能做好领导的参谋和助手。创新性人才的提倡要求当代秘书必须具有超前意识。秘书活动从它发生的时候起,就具备了超前预测性,而在当代中国成为了秘书最主要的特征。从战国时代商鞅的变法图强到举世闻名的里根总统答谢会,从秦朝李斯力排众议到北京市副市长征婚95对
信任集体婚礼,无不鲜明地体现了秘书活动的超前性特征,这也正式“领导”们立于不败之身国富民强的重要法宝。当代社会秘书们活动范围扩大,内容繁杂,但超前性特征并未减弱。秘书在其职能活动中,辅助领导决策、处理信息、协调关系、掌管文书、组织会议等方面的创造力是不言而喻的。
诚然,秘书也要服从于领导的指挥,但听从决然不是盲从、仆从。我们认为,当代社会是一个知识经济的社会,要想在各种经济活动中取得“双赢”,创新意识的提倡就显得尤其重要。创新型秘书人才,具有强烈的开放型思维和创新精神。当今社会是一个知识经济的社会,人才竞争激烈,在
工作岗位上,必须常有新创意、新发明、新发现,才能为不同层次的服务对象不断提供新点子、新设想;唯有超越竞争,才能够发现更有战略价值的新领城、新课题、新技术、新产品,不断形成最具创意与活力的“人无我有”的优势,这是民族的灵魂。
协作性优于辅助性
在秘书活动特征的研究中,大多认为辅助性是秘书活动的基本特征之一,但我认为,较之辅助性特征,秘书活动最鲜明的是它的协作性特征。
社会有种种社会角色,秘书也不例外。秘书的角色意识,是秘书人员对秘书责任、义务自我感知的心理活动。如果说古代的商秧辅秦穆公、诸葛亮佐刘备更多地体现出他们的辅助性的话,那么当代秘书活动则主要表现为团结协作精神。如果缺乏主动性和团结协作的精神,秘书人员便成为一个机械履行秘书职能的“机器”,就无法发挥秘书由强烈的社会责任感而引发的主观能动作用了。
常言道:“秘书是关起门来做领导”,然而这“领导”的做法就大有学问了,也就是要合理把握一个“度”的问题。诚然,与领导活动相比,秘书活动处于被动的从属的地位,但被动从属并非秘书活动的全部,这就需要秘书要成为新时代的协作型人才。
当今这个时代最明显的特征是合作取胜、协作竞争,即是“双赢”时代,是共同发展的时代。干事业需要一批人而不是几个人,在知识经济的条件下,人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强,但是性格古怪,自视甚高,很难与人共事;有的人才华横溢,但私心过重,也很难委以重任。西汉初年刘邦在会集群臣时说:“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外,吾不如子房;镇国家,抚百姓,给馈铜,不绝于道,吾不如萧何;连百万之军,战必胜,攻必取,吾不如韩信。此三者,皆人杰也,吾能用之,此吾所以取天下也”刘邦的话正道出了秘书活动的另一大特征――协作性特征。普通人所说的“智囊团”、“思想库”本身就是对协作特性的最好注解。
专业性强于综合性
正如许多学者所言,从秘书工作的内容看,秘书活动具有综合性、系统性的特点,普通人更乐意通俗地称秘书为“杂家”。秘书活动涉及面宽,具有综合性、全面性或广泛性,各色人等千人千面,大千世界千变万化,这就要求秘书人员必须是多面手,随时能独当一面,或同时解决若干问题,要求秘书人员成为“杂家”或“通才”。
诚然,秘书的确需要广纳百川式的知识结构,然而,当今社会迅猛发展,各类新思潮、新事物、新现象层出不穷,但人的精力是有限的,因此秘书不可能对浩如烟海的社会和学科全盘了解,要求他们真正做到“上通天文地理,下知鸡毛蒜皮”,也是强人所难的事情,我们认为秘书更应当以“专业性”为主要特征。当然,秘书活动的专业化不同zz家、文学家、哲学家、美术家、音乐家等的专业化,现实实用更是秘书活动专业化特征的要求,秘书的“专”是协调人际关系、适应社会发展方面的“专”;秘书的“专”是处理信息、“办文办会办事”、组织活动等方面的“专”;是协调种种关系这一特定领域的“专”。“杂”主要是对秘书人员在知识内容、业务能力等方面的要求,它与专业性并无冲突。
“专业化”是迅猛发展的社会对当代秘书提出的新要求,国内国际莫不如此。从国际形式来看,由于秘书工作分工细,要求的技术含量就高,如美国41个分工种类,光工资等级就分14种,从低层次秘书到专职秘书,到秘书的管理阶层,形成规范化体系,故专业性强,从而视核行业为终身职业的人也趋多。中国古代的“食客”们正是凭自己的一技之长立足于当时的“社会”,当代社会秘书活动的专业性特征同样需要强化。因为没有专业性,秘书活动也就失去了它的个性;没有专业性,秘书活动就难以为继。因此,我们要深刻认识秘书活动的专业性特征,突出地强调它,重视它,
实践它,这样才能便秘书活动与时俱进、适应迅猛发展的当代社会,这样才能使我们的秘书工作得到更加完善更加健康的发展。