我国秘书职业的特点

发布时间:2021-09-05 12:06:01


    我国秘书正逐渐从“官吏”的概念,向“职业”的概念转变。随着改革开放、市场经济的发展,深入研究秘书这种职业的现状及其特点,对于人们认识秘书职业的重要性,进一步推动我国秘书的社会职业化,提高秘书的社会地位和工作效率,都是有益的。
    秘书职业的特点主要如下:
    一、人数众多,遍布全国
    秘书是一种人数众多的职业,它不仅遍布城乡各地,就连国外任何一个有中国外交使领馆、商务办事处的地方,只要那里有一个我国的组织单位,就必定至少有一名领导人,需要有一名以上的人从事秘书工作。
    秘书又是渗透于一切行业中的职业。无论zz、经济、军事、外交、文教各条战线的领导机关,或是厂矿、农村、医院、学校,都有着本层级领导工作与领导人,也自然就有秘书工作、需要或多或少、或专职或兼职的秘书人员来支持、辅助其领导工作。上至中共中央、全国人大常委会、国务院、全国政协、xx这些重要的首脑机构,都设有办公厅,拥有大量的秘书人员;下至城市的街道办事处、边远山区的乡(镇)人民政府,也都设有秘书部门或有秘书、文书人员。
    秘书还是一切企事业单位都需要设置的岗位。这除了领导工作的需要,任何单位领导都需要有秘书辅助处理信息、传递管理文件、掌管印章、办理日常事务外,还由于秘书部门具有的“不管部”功能,决定了任何机关还必须有人协助领导,去管理与处理一些无其他部门分管的工作。在民间、私营企事业中,秘书同样存在,只是性质任务与工作方法有所差异。
    笔者曾试图用一个公式表示秘书的数量:
    s>l>o(s指秘书,l指领导,o指组织机构)
    这个公式表明了秘书的人数总是多于领导的人数,而领导的人数又总是多于组织机构的数量。这是一个十分简明的普遍真理。我国由于历史条件与其他复杂的原因,是一个多机构、多领导人的国家。我国的任何一个机构中,总有一个到几个正副领导人。某些高级的、大型的机构,还不止有党政两套领导班子,还有工程技术(总工程师)、财会(总会计师)、工、青、妇等众多的领导人。90年代笔者在某市调查,该市共有市级机构102个,乡镇28个,国有较大企业46户,集体所有制较大企业46家,乡镇企业和个体企业24267家,私营企业117家。在以上单位中从事专兼职带秘书性质的达255l9人,其中专事文书、文字、情息等工作的狭义的秘书1034人。该市是90年代才建市的县级市,人口为70余万,算是个中等略大的县级市。另外还了解过一些大型企业的情况,如著名的大庆油田,下属的县团级单位就有200多个,每家都有党办、政办、工会办、分厂或车间办,以及还可能有总工程师、总建筑师、总会计师办公室等等,都设有大大小小的秘书群体。在一所普通大学里,除了校部的秘书外,各系一般都有党政两办,各业务处室如科研处、学报编辑部等,也都有秘书人员。如果我们把办公室里的工勤人员(如驾驶员、炊事员)除开,大致估计一下:我国大陆有31个省(市、自治区),有2200多个县,每个县有几十上百个部、委、局、办、社等设有一两个秘书机构的单位;我国有约lo万个乡镇,80年代乡镇一般只有很少的文书人员,近年来由于经济的发展与机构的膨胀,开始建立办公室,大的乡镇还设立了乡镇的工商、税务、计划生育、乡镇企业等业务部门,秘书人数自然也在增长。又据国家机构编制主管部门公布的资料,至1999年10月止,全国事业单位如学校、医院、研究院所等共有约114万个,均有秘书群体及秘书人员,再加上民间企事业,这样粗略测算,我国的秘书人员近1000万人;即便因定义不清没有人准确统计,秘书队伍是一支遍布全国的庞大队伍(它比铁道、纺织、钢铁、石油等等许多行业人数更多),应当是没有疑问的。
    秘书属于第三产业,秘书又是信息工作者,在知识经济和网络时代,秘书职业还会发展。在某些发达国家如美国的秘书人数就从80年代初约占人口的1%,90年已接近2%。我国的机关单位数目比例比发达国家高,各方面领导人需要秘书的程度也高得多,(单就文书、档案这一系列的工作而言,我国的公文多得多,程序也繁杂得多。)我国秘书的人数如果达到总人口的1%,就有1300万人,如随着社会经济的发展,达到总人口的1.5%,就会有1800万人。然后,最早也要在21世纪中叶以后,才可能随着办公的高度自动化和家庭办公的普及化,秘书的数量再逐渐减少,或秘书职业同其他职业互相渗透交叉。
    秘书在全国纵横交错的行政与管理网络中,构成类似神经中枢的信息系统与类似骨架的后勤保障系统,正是依靠这支庞大的队伍,保证了各级各地领导机关及领导工作的运行,保证了全社会活动的正常运转。如果没有这支队伍,各级领导都会信息闭塞,事务缠身,各个组织机构都将可能瘫痪,社会将出现无序化的混乱。我们从以上秘书的数量与分布上,也可以看出秘书的重要。
    二、位居中枢,近身助手
    秘书职业是围绕、依附、从属于领导的一种职业。有的秘书界人士(包括实际工作者和理论工作者)不太愿意承认这一职业特点,总觉得依附、从属这些字眼不大好听。其实社会上一切职业,都不是孤立存在的,许多职业之间、职业与社会之间,都有着依存的关系。知识分子,既依存附着于工农大众,又每每先驱于工农大众。而农民,《汉书?食货志》说“辟土殖谷日衣”,是指依附于田地上从事粮食与副业生产的劳动者;医生通常是在医院诊所中工作的;军人是依附于老百姓的人民子弟兵。而秘书职业同这些职业都有个不同点,秘书是遍布于一切职业之中,位居各个机构的中枢,围绕于各个单位的领导的。秘书职业在社会组织结构中的地位,更接近于会计职业,任何单位只要有财务工作就有会计人员,只要有领导干部就有秘书人员。但它又不同于会计人员,会计是专门管理资金账目的专业人员,其职业的业务范围专一明确;而秘书则是围绕领导工作活动的领导的辅助人员,对领导发挥的主要是一种亲密助手的作用。秘书在各单位组织结构中处在位居中枢,接近领导的特殊位置。xx同志在1990年全国党委秘书长座谈会上把办公厅室形象地称为领导人的“左右手”,这是很重要的应引起重视的提法:
    (一)秘书的近身与“左右手”地位,使秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道,除了领导人本人直接收集的信息外,一个单位进进出出的信息,诸如文件、电话、传真、报表等,都是先由秘书收发登记处理的。所以文书工作、信息工作、接待工作等成为秘书职业的经常性基础工作,并使秘书职业带有强烈的文牍性。
    (二)秘书的近身与“左右手”地位,使秘书最易了解领导所辖范围的情况,接近领导决策的全过程,加之秘书可能列席领导核心会议,领导签发的文件也要交秘书之手才能发出。这也就决定了秘书职业带有强烈的机要性。即使在民间企事业里,虽然不一定叫机要性,但对经济情报保密的要求也是很高的。 123
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