标题。标题有两种形式。

1）欢迎场合或对象加文种构成，如《在校庆75周年纪念会上的会议欢迎词》
2）用文种“会议欢迎词”作标题。

称呼。提行项格加冒号称呼对象。面对宾客，宜用亲切的尊称，如“亲爱的朋友：”、“尊敬的领导：”等。

开头。用一句话表示欢迎的意思。

正文。说明欢迎的情由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。对初次来访者，可多介绍本组织的情况。

结语。用敬语表示祝愿。

署名。

用于讲话的会议欢迎词无须署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名  会议欢迎词写作要点看对象说话。
会议欢迎词多用于对外交往。在各社会组织的对外交往中，所迎接的宾客可能是多方面的，如上级领导、检查团、考察团等。来访目的不同，欢迎的情由也应不同。会议欢迎词要有针对性，表达不同的情谊。

看场合说话。
欢迎的场合。仪式也是多种多样的，有隆重的欢迎大会、酒会、宴会、记者招待会；有一般的座谈会、展销会、订货会等。会议欢迎词要看场合说话。该严肃则严肃，该轻松则轻松。

热情而不失分寸。
欢迎应出于真心实意，热情、谦逊、有礼。语言亲切，饱含真情。注意分寸，不亢不卑。

关于称呼。
由于是用于对外（本组织以外的宾客）交往，会议欢迎词的称呼比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名。在姓名前或后面加上职衔或“先生：”、“女士：”、“亲爱的”、“尊敬的”、“敬爱的”等敬语表示亲切

欢快性
中国有句古话是“有朋自远方来，不亦乐乎”，所以致欢迎词当有一种愉快的心情，言 词用语务必富有激情和表现出致词人的真诚。只有这样才可给客人一种“宾至如归”的感觉 ，为下一步各种活动的完满举行打下好的基础。

口语性
欢迎词本意是现场当面向宾客口头表达的，所以口语化是欢迎词文字上的必然要求，在遣词 用语上要运用生活化的语言，即简洁又富有生活的情趣。口语化会拉近主人同来宾的亲切关 系。