一、会议文件涵盖的范围甚广，举凡国际会议实践中形成的书面文书都可归属其中。按会议的进行顺序可分：

　　（一）会前文件。会前文件是指会议开始前形成的文件，数量最多，也是与会准备过程中重要的参考材料。举其要者略加介绍：

　　1．会议邀请书——会议组织者向潜在的与会者发出的邀请，内容涉及（甲）会议的名称、日期、地点、主题，（乙）与会者的范围、人数、层次，（丙）会议的报名、费用等有关事项。有的国际会议在发出正式邀请前，还预发一个会议通知书（请参见第五章“会议通知”一节）。这往往是与会者最早获得的关于会议全面情况的直接信息。被邀者可据此确定是否与会，并按照要求进行与会准备。

　　2．与会须知——往往由会议组织者会同会议承办者共同准备，旨在向与会者介绍与会期间必须知悉的情况及知识，包括：

　　会议所在国的基本情况（国土、民族、宗教、行政区域、首都等）；

　　会场服务设施与项目（旅行、旅游、通讯、医务、外汇、邮电）；

　　当地的气候、电压、市内交通、购物去处；

　　会议所在旅馆的平面图、会议厅室及会议秘书处办公室的位置、房间号、电话号；

　　外国使馆及国际组织机构的电话号；

　　组委会的情况。

　　3．议程草案——即会议的临时议程，包含议程项目（议题）及审议顺序。

　　4．议题注释——秘书处准备的关于各个议题的说明，一般采取简介的方式，客观介绍各个议题的主要内容、中心环节及其他有关情况，俾使与会者能快速了解议程的全貌。有时也有提示讨论内容之意。

　　5．背景材料——关于会议突出问题的参考材料，一般由常设秘书处的有关部门或特聘的专家撰写。此类材料多具专题性质，内容包括：问题的起源、发展经过、当前情况、发展趋势、各方态度、争论焦点及政策建议等。由秘书处名义准备的材料，一般较为客观，以个人或小组名义撰写的材料，多代表一个方面的看法。背景材料是会前文件中较有实质内容的部分，应是与会者仔细阅读和研究的重点。

　　6．会议日程——关于大会及各委员会讨论各个议题及有关活动的日期、时间和地点的一览表。与会者经常需要查阅以掌握会议的进程和准备与会。但预定的计划经常有变。为使与会者能及时准确掌握会议的进展及可能的变更，有的国际会议还发布“每日活动日程”作为补充。

　　7．初步与会者名单——根据会前报名情况，由秘书处编制的名册，于会议开始时分发与会者。名册按国家分列，每个代表团团员的名次按各团提供的名单刊印。正式的与会者名单在稍后时间按正式注册时登记的情况编制。与会者名单开列了各代表团成员的姓名、职务和在代表团中的身份，是了解各国代表团的阵容和开展交往必不可少的参考材料。它也可包括国际机构、民间组织及当地外交团等与会者及秘书处官员的姓名、与会身份。

　　8．代表全权证书——派出国家或机构证明与会代表身份的文件。国家级代表的证件可由外交部部长签署或由国家领导机构出具。一般的格式为：“谨证明……（机构）指派……（人氏）为出席……（国际会议）的代表”，或“……（机构）兹指派……（人氏）为……（国家）出席……（国际会议）的团长，……（人氏）为代表，……，……及……（人氏）为副代表”。有时，国际会议的组织者也向与会者寄送空白的证书格式，由与会者填写后寄回。例如：……协会出席……会议的代表由下列人员组成，全部成员均为协会会员。                

　　代表／观察员

　　名单如下：

　　1．xxx（团长）

　　2．xxx

　　3．xxx

　　4．xxx

　　5．xxx

　　（协会负责官员）

　　xx（签名）

　　日期

　　9．证件、请帖、表格——严格地讲，这些不属于会议文件，但可归入“文书”之类。各种证件，特别是身份证，是证明与会人员身份的文书。身份证分门别类，来宾、代表、观察员、记者、工作人员等的证件都有区别。许多国际会议要求与会人员随身佩带。因它们也是出席会议和参加社交活动的准入证。请帖（邀请出席仪式、宴会、演出等）种类繁多，有会议印发者，也有各代表团印发者。其中以开幕式请帖最为重要与讲究（请参见附录一、6）。至于表格，也是形形色色。代表报到、要求发言、登记返程航班、索要文件等都可能使用。（发言报名单，请参见附录一、9）

　　（二）会际文件（会议期间产生的文件）。与会者必须认真加以阅读和研究，以了解会议的进展和掌握存在的问题。会际文件包括：

　　1．主席的开幕词和闭幕词、来宾的讲话及各方的贺电（信）。这些文件具有一定的礼宾性质，但从字里行间人们也不难体察有关方面和人士对于会议的期待、重视和评价，特别是主席的闭幕词往往具有总结性质，尤受各方重视。

　　2．秘书长等执行机关领导人的工作报告。工作报告回顾一个时期来的发展形势和工作成就，指出存在的不足和面临的困难，并提出下一步的工作计划和要求代表决定的问题。工作报告是对上届会议各项决定执行情况的交代，也是对本届会议讨论的引导。对工作报告进行评议是与会代表应尽的职责。

　　3．代表发言稿。这是会议文件中数量最多和最重要的部分。代表是国际会议与会者的主体。他们的发言代表了成员国的声音，最受注意。会上仔细聆听他们的发言，会下将发言稿细加研究，就可从中了解与会者关心的焦点、人心的向背和事态的发展方向。代表发言纷纷云云，浩似烟海，阅读时应去粗取精，抓住关键。一些重要国家代表的发言，以及有见解和有新意的发言，尤要细加琢磨。国际机构代表、主旨讲演人、讨论小组成员有份量的发言也在此列。

　　4．决议草案及其修正案。有些国际会议形成决议，表达在一些事项上与会者的共同认识与要求。这些决议先以草案的形式出现，各方继以修正案加以补充修改。这些草案及修正案均应书面提出，以使与会者能从内容到文字细加研究。国际会议形成的决议具有重要的影响力和一定的约束力，因此，一字一句都往往要经过反复的讨论和磋商才能达成一致。认真研究决议草案及其修正案是每个代表团必于重视的。

　　5．报告书、宣言及主席声明。这三者形式虽有不同，但都是会议成果的反映和记载，有的还可能具有历史文献意义。

　　“报告书”是对会议进程客观的综合性反映。

　　“宣言”代表与会者对重大问题的共同意志，往往较“决议”的层次更高，观察面更广，影响力更大。

　　“主席声明”多用于表达某些不能达成一致但为多数与会者所赞同的意见。

　　除主席声明由主席自撰不需取得与会者同意外，报告书及宣言都要经过会议反复推敲，字斟句酌，意见一致后才能履行通过手续。