第一章　总　　则
　　“总则”共八条,主要阐述了制定《办法》的目的,公文和公文处 理的定义,公文处理的基本原则,对各级行政机关负责人的要求,公文处 理的管理机构和职责等。
　　第一条　为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作 规范化、制度化、科学化,制定本办法。
　　主要阐述制定《办法》的目的,目的是使行政机关的公文处理工作 实现“三化”(规范化、制度化、科学化)。规范化,是指公文处理的每 一项工作都符合统一规定的标准,包括公文的语言文字规范、文种使用 规范、公文格式规范、公文办理程序规范,符合本《办法》统一规定的 标准。制度化,是指公文处理的各个环节都有大家共同遵守的明确规定 ,而且制度完善、配套。科学化,一是指公文运转机制符合客观规律,二 是指公文处理手段先进,办公自动化水平高,公文办理业务实现数字化 和网络化,逐步实现无纸化办公。
　　第二条　行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公 务活动的重要工具。
　　主要阐述公文的定义。第一句是定义。公文是什么?公文是文书。 是什么样的文书?一是在行政管理过程中形成的文书;二是具有法定效 力的文书;三是具有规范体式的文书。这个定义,体现了公文的四个特 性,即鲜明的政策性,法定的权威性,严格的规范性,较强的时效性。第 二句是作用。一是指公文是贯彻依法行政方针的重要工具(具体到我省 来说,也可以说是公文是贯彻实施省政府提出的“为民执政、科学理政 、依法行政、从严治政”施政方针的重要工具);二是指公文是公务活 动的重要工具。公务活动包括传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行 政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作 ,报告情况,交流经验等等。这里概括了公文的四个作用,即传达政令, 指导工作,公务联系,记载凭证。
　　公文包括文件和电报,当我们说文件的时候不包括电报。
　　第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序 的工作。
　　主要阐述公文处理的定义,《办法》第一次对公文处理下定义。这 个定义,文字虽少,但容量很大。公文处理包括公文办理、公文管理、 公文整理(立卷)、公文归档等一系列工作。公文办理包括发文办理和 收文办理。发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序;收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办 、催办等程序。公文管理包括翻印管理、公开发布管理、复印管理、 销毁管理、密电管理以及其他有关公文管理制度等。公文处理是一个 系统工程,各个要素之间相互关联、衔接有序,每一个环节都不是孤立 的。因此公文处理要运用系统思想、系统方法。
　　第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及 时、准确、安全。
　　第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关 规定,确保国家秘密的安全。
　　第四条、第五条主要阐述了公文处理的总原则:实事求是、精简、 高效、及时、准确、安全、保密。实事求是、精简、高效的原则,是首 次提出的,它们与“及时、准确、安全、保密”构成了公文处理的总原 则。《总则》删去了“党政分开”的原则。“党政分开”易生歧义,但 在公文处理过程中,仍需视情况分别按《中国共产党机关公文处理条例 》和《办法》处理公文。行政机关党组向批准其设立党组的地方党委 行文,应执行《中国共产党机关公文处理条例》的规定。行政机关的公 文不得向党组织作指示、发号令。
　　第六条　各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范 遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
　　主要阐述国家行政机关负责人在公文处理工作中的职责,是《办法 》第一次对行政机关的负责人提出要求。《办法》对行政机关负责人 (包括政府领导同志和政府部门领导同志)提出的要求是:一要“高度重 视公文处理工作”,二要“模范遵守本办法”,三要“加强对本机关公 文处理工作的领导和检查”。《办法》对行政机关负责人的要求是很 高的,是高度重视,不是一般重视;是模范遵守,不是一般遵守;不仅要加 强领导,而且要进行检查。
　　第七条　各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管 本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
　　主要阐述办公厅(室)在公文处理工作中的地位、职责和作用。明 确办公厅(室)是公文处理的管理机构,其职责是主管本机关并指导下级 机关的公文处理工作。办公厅(室)是公文运转的中心枢纽,通过公文处 理为领导决策发挥参谋助手作用,同时按照本《办法》的规定指导下级 机关的公文处理工作。对本《办法》的贯彻实施,包括宣讲培训、制定 制度、督促检查等,办公厅(室)责无旁贷。
　　第八条　各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备 专职人员负责公文处理工作。
　　规定办公厅(室)必须设立文秘部门或配备专职人员。只要是行政 机关的办公厅(室),就应当设立文秘部门,起码要有专职文秘人员负责 这项工作。就我们办公厅来说,文秘部门不只是指文电处,《吉林省人 民政府办公厅公文运转规则》自XX年10月实施后,办公厅所有负责公 文办理的处室都应视为文秘部门。
　　第二章　公文种类
　　第二章只有一条,即第九条。第九条共分十三项,主要是规范国家 行政机关的公文种类及各文种的适用范围。这次发布的《办法》对公 文种类,只分种,不分类,将原来的12类13种,规范为13种,增加了“意见 ”,删去了“指示”。对一些公文的适用范围也作了调整。
　　第九条　行政机关的公文种类主要有:
　　“行政机关的公文种类主要有”,这个表述,对行政机关的公文种 类的使用留下了余地。本《办法》规范的13个文种,肯定是行政机关的 通用文种,但根据工作需要,这13个文种不敷使用的时候,也可以考虑增 加新的文种。《办法》取消了“指示”这个文种,但《中华人民共和国 地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》中规定地方各级 人民政府所属工作部门可以发命令、指示。这说明“指示”这个文种 并不是绝对不可使用。上述是个人理解,作为学术问题进行研究,不是 权威说明。
　　(一)命令(令)
　　适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行 政措施;嘉奖有关单位及人员。
　　“命令”和“令”是一个文种,“令”可视为“命令”的简称。什 么时候用“命令”,什么时候使用“令”,要视情况。命令(令)是下行 文,法定文种。
　　按照《宪法》和《地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组 织法》的规定,国务院和国务院各部委可以发布命令,地方各级人民政 府(包括乡镇政府)均可以发布命令,地方各级政府所属的工作部门也可 以发布命令。依照有关法律公布行政法规,这一规定只适用于国务院, 因为只有国务院才有权制定公布行政法规:如《中华人民共和国国务院 令》;《1》《2》《3》《4》《5》《6》《7》